日々のアナログ業務を自動化することで時間と予算を確保する

斬新なアイデアとクリエイティブなしでは業界で生き残れない

どの業界も斬新なアイデアでクリエイティブがないと生き残れない

現在、後発のサービスが先発のサービスの利用者を上回るサービスが多数存在しています。

これは

  • 電化製品
  • IOT機器
  • 乗り物
  • Webサービスやアプリ

といった、などのIT業界だけではありません。飲食店や医療、物流など、非IT業界でも後発のサービスが頭角を表しています。

昔ながらのサービスは変化させにくいといった弱点があります。マニュアルやフローが決まってしまっているためです。その点、後発のサービスはまっさらな状態で始めることができるため、既存サービスを分析し、差別化を生み出すことができます。

そのため、既存サービスも、後発サービスに負けないため、日々新しいアイデアと研究開発のための予算の確保が必要です。今回は、その予算確保の成功例を紹介します。

時間と予算の確保

現場は日々のアナログ業務に追われている

現場は日々のアナログ業務に追われている

新しいアイデアは、現場から生まれることが多いです。なぜなら、サービスの大多数の業務は現場で行われているからです。その現場の人の時間を確保しなければ、クリエイティブな時間はとることが不可能となります。

ではどうすれば確保すればいいのでしょうか。以前担当したお客様は、日々のアナログ業務を自動化することで、時間と予算を確保することに成功をしました。

例えば、

項目
規模10人体勢
人件費400万円/人
稼働時間120%

といった、アナログ業務をしているプロジェクトがあります。毎月、多少の残業をしていて、人件費が年間で5,000万円程度かかっています。これでは現場の人の時間を確保することができません。

これを解決するには、日々のワークフローを変えられないのであれば、アナログ業務を自動化することが大切です。

エンジニアでないと、効率化できない

エンジニアでないと、効率化できない

残念ながら、自動化するにはエンジニアでないと厳しいです。なぜなら、自動化するには設計・開発・運用をできるエンジニアでないと、実現が厳しいからです。

この時のお客様は、非IT企業であるため社内には情報システム部門はあるのですが、エンジニアはいませんでした。採用するにも、エンジニアがいないため、適切な判定ができなかったようです。そのため、自動化するための開発を外注しました。

自動化にはコストが必要

自動化にはコストが必要

外注に依頼する場合は外注費が必要です。外注費は会社によって様々のため、必ずあいみつ(相見積もり)をとりましょう。3〜5社あいみつをとると適切な予算がわかると思います。また、知人にシステム会社が存在する場合、多少のコストがかかっても正直な予算をアドバイスしてもらいましょう。

A社だと100万円、B社だと1000万円など必要な予算には差があります。これは、使っている技術や、先を見据えてのコストも含まれている場合があります。たまにぼったくりな会社も存在しているので注意が必要です。

しかし、1000万円が必要でも、50%の業務を削減できた場合は、2500万円のコストカットとなり、自動化のコストがペイすることが可能です。

自動化した結果

時間と予算が確保できる

時間と予算が確保できる

今回はこの会社のアナログ業務を自動化することによって、50%の業務を削減することができました。よって、残業もなくなり、業務の数時間は新しい商品開発の時間に割り当てることができ、従業員のモチベーションもアップさせることに成功しました。

クリエイティブな時間を確保することで

  • 従業員のモチベーションアップ
  • 離職率の低下
  • 賞与のアップ(残業は賞与の前払い)

などの効果も現れます。毎日アナログ業務が多いチームは、自動化ができないかどうか相談してみることをオススメします。

現場ファーストの目線が重要

現場ファーストの目線が重要

自動化をするにあたり、

  • パッケージの導入
  • オーダーメイド開発(フルスクラッチ)

の2パターンから選択することが多いです。

パッケージ導入はオーダーメイドと比較すると安価となります。しかし、業務フローに制約が発生する場合があります。パッケージに合わせて業務を変更する場合があるため、現場に負担が発生する可能性があります。カスタマイズをすることが可能ですが、高価な場合が多いです。

オーダーメイド開発は、高価ですが設計から始まるため、会社の業務や環境に合わせたシステムが完成します。現場の負担も小さいです。追加の要望も聞いてもらいやすいため、アジャイル開発に向いています。保守契約を結ぶため、何かあればすぐに対応してもらうことが可能です。

ある程度大きい規模の会社は、オーダーメイドを選択する会社が多く、スタートアップや小規模はパッケージを導入する会社が多いです。

まとめ

比較項目パッケージフルスクラッチ
費用安価高価
導入早い遅い
現場負担大きい小さい
サポート普通手厚い

アイデアは現場から生まれる

アイデアは現場から生まれる

今回紹介した会社は、商品を輸入して日本で販売する会社となります。時間と予算があまり、新しい商品を探したり、開発することが可能となりました。また、若い社員を採用することもでき、社内にイノベーションも生まれました。

上層部の人は、判断や数字に追われることが多いのですが、その結果は現場が結果を出すことが多いです。現場目線となり、現場ファーストで時間を確保する取り組みをすることで、会社が劇的に成長することがあります。

従業員の人事評価では、日々の業務の成果だけではなく、本当にやりたいことをヒアリングすることも大切です。新入社員のアイデアで、上場した会社も存在します。

もっと業務時間を効率化し、クリエイティブな時間を確保してみてはいかがでしょうか。

読むべき本